Jeder, der ein Fahrtenbuch führt, weiß wie schnell Fehler unterlaufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrtenbuch ist auch bei geringfügigen Mängeln anzuerkennen. Außerdem darf die Finanzverwaltung nur etwas verlangen, was tatsächlich möglich ist. Fährt ein Unternehmer z  B. nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die berufliche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilometermäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endkilometer angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrtenbuch zu verwerfen. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann sinnvoll sein, weil alle Strecken automatisch festgehalten werden. Es sind dann nur noch die übrigen Angaben zu ergänzen.

Diese Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen:

• Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden.
• Es muss elektronisch oder in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
• Jede betriebliche Fahrt ist einzeln zu erfassen. Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleichterungen – siehe unten).
• Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
• Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
• Ein einzelner Fehleintrag bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z.B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (Werkstattangaben können ungenau sein) oder wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die laut Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrtenbuch eingetragen wurde, für die eine Tankquittung vorhanden ist.

Berufsbedingte Erleichterungen: Auf einzelne Angaben kann verzichtet werden, soweit die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und die Möglichkeiten der Überprüfung nicht eingeschränkt werden. Es sind z. B. folgende berufsbedingte Erleichterungen möglich:

• Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Automatenlieferanten und ähnlichen Berufsgruppen, die regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen. Diese brauchen als Reiseziel und Reisezweck nur anzugeben, welche Kunden sie an welchem Ort besucht haben. Sie müssen nur dann Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten machen, wenn zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke eine größere Differenz vorhanden ist. Wenn jemand regelmäßig dieselben Kunden aufsucht und die Kunden in einem Verzeichnis unter einer Nummer mit Namen und Anschrift aufgeführt sind, brauchen nur diese Nummer im Fahrtenbuch eingetragen werden. Es muss möglich sein, den Kunden später anhand dieser Nummer zu identifizieren.
• Taxifahrer brauchen bei Fahrten im sogenannten Pflichtgebiet täglich nur den Kilometerstand zu Beginn und Ende dieser Fahrten anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtgebiet“. Bei Fahrten, die über dieses Gebiet hinausgehen, ist die genaue Angabe des Reiseziels erforderlich. Hinweis: Auch wenn das betrieblich genutzte Taxi das einzige Fahrzeug ist, muss ohne Fahrtenbuch die 1%-Methode angewendet werden.
• Bei Fahrlehrern reicht es aus, wenn sie als Reiseziel und Reisezweck „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ oder ähnliche Begriffe verwenden.

Die Finanzverwaltung lässt es zu, dass Steuerberater, Rechtsanwälte und Ärzte im Fahrtenbuch als Reisezweck lediglich „Mandantenbesuch“ bzw. „Patientenbesuch“ eintragen, wenn sie in einem getrennten Verzeichnis die Namen der Mandanten bzw. Patienten festhalten (z. B. Verfügung der Oberfinanzdirektion München vom 28.03.2012, Az. S 0251.1.1-2/1 St4 –2 St 312). Die Vorlage des Fahrtenbuches ist nur zu verlangen, wenn tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Eintragungen begründen und die Zweifel anders nicht auszuräumen sind.

Hinweis: Bei einem Rechtsanwalt wurde das Fahrtenbuch wegen umfangreicher Schwärzungen nicht anerkannt. Der BFH hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung zugelassen (Az. VIII R 35/24). In ähnlichen Fällen sollte Einspruch eingelegt und eine Aussetzung des Einspruchsverfahrens beantragt werden.

Überträgt der Alleineigentümer eines Vermietungsobjekts einen Miteigentumsanteil unentgeltlich ohne die anteiligen Verbindlichkeiten, die aus der Anschaffung stammen, sind die Schuldzinsen, die auf den übertragenen Miteigentumsanteil entfallen, nicht als Werbungskosten abziehbar. 

Praxis-Beispiel:
Mit notariellem Vertrag übertrug die Mutter einen 2/5-Miteigentumsanteil an dem fremdvermieteten Grundstück, das sich bis dahin in ihrem Alleineigentum befand, im Wege der vorweggenommenen Erbfolge unentgeltlich auf ihren Sohn. Ein Schuldbeitritt oder eine Schuldübernahme der Darlehensverbindlichkeiten, die aus der Anschaffung dieses Grundstücks resultieren, erfolgte nicht. Das Finanzamt berücksichtigte von den geltend gemachten Schuldzinsen in Höhe von 59.855,01 € lediglich 35.913,01 € (= 3/5) als Sonderwerbungskosten der Vermietungseinkünfte der Klägerin (Mutter). Das Finanzgericht entschied, dass eine darüberhinausgehende steuerlichen Berücksichtigung der Schuldzinsen nicht möglich sei.

Die Feststellung des Finanzgerichts, dass der ursprünglich bestehende wirtschaftliche Zusammenhang zwischen den aus den Verbindlichkeiten resultierenden Schuldzinsen und der Erzielung von Vermietungseinkünften gelöst wurde ist zutreffend.

Der Bundesfinanzhof stimmt dem Finanzgericht zu, weil die Übertragung des Miteigentumsanteils schenkweise erfolgt ist. Damit wurde insoweit der Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften beendet. Die Übertragung war unentgeltlich. Nach den Feststellungen des Finanzgerichts erfolgte weder ein Schuldbeitritt noch eine Schuldübernahme. Durch die unentgeltliche Übertragung des Miteigentumsanteils wird insoweit der (objektive) wirtschaftliche Zusammenhang der zur Finanzierung der Anschaffung der Immobilie aufgenommenen Darlehen zur bisherigen Tätigkeit der Erzielung von Einkünften gelöst. Der Darlehensanteil dient somit der Finanzierung der Schenkung und ist daher nicht abziehbar.

Von den Kosten für eine Haushaltshilfe können 20% (maximal 510 €) von der Einkommensteuer abgezogen werden.

Praxis-Beispiel:
Eine Haushaltshilfe ist im gesamten Jahr 2025 beschäftigt und verdient monatlich 180 €. Die Abgaben belaufen sich auf 26,86 € (14,92% des Verdienstes).

Gesamtausgaben (Verdienst plus Abgaben):

• monatlich: 206,86 €
• jährlich: 2.482,32 €

Steuerermäßigung (20% der Gesamtausgaben, max. 510 € pro Jahr):

• monatlich: 41,37 €
• jährlich: 496,44 €

Nettoausgaben (Verdienst plus Abgaben abzüglich Steuervorteil)

• monatlich: 165,49 €
• jährlich: 1.985,88 €

Die monatlichen Gesamtausgaben von 206,86 € werden durch den Steuervorteil monatlich um 41,37 € reduziert. Die Gesamtausgaben in Höhe von 2.482,32 € verringern sich durch den Steuervorteil um 496,44 €.

Kinderbetreuungskosten
Im Dezember wurde das Jahressteuergesetz 2024 verabschiedet, das auch neue Regelungen zu den Kinderbetreuungskosten enthält. Seit Januar 2025 können Eltern 80% der Kosten für die Kinderbetreuung (statt der bisherigen zwei Drittel) steuerlich geltend machen. Der Höchstbetrag steigt gleichzeitig von 4.000 auf 4.800 €. Für die Kinderbetreuung ist zwar kein Arbeitsverhältnis erforderlich. Es kann allerdings auch ein Minijobber zur Betreuung von Kindern eingesetzt werden.

Voraussetzungen für den Abzug: Das betreute Kind ist jünger als 14 Jahre oder hat eine Behinderung. Die Betreuungskosten müssen per Überweisung nachweisbar sein. Barzahlungen sind nicht zulässig. Um von den Steuervorteilen zu profitieren, muss der Minijob bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. Die Anmeldung eines Minijobs ist im Haushaltsscheck-Verfahren einfach (direkt online, per Telefon, Fax oder Post) durchführbar. Des Weiteren ist ein Nachweis für das Finanzamt erforderlich. Privathaushalte, die bereits eine Arbeitgeber-Betriebsnummer haben, können die Anmeldung auch über den Minijob-Manager vornehmen.

Bescheinigung für das Finanzamt: Die Minijob-Zentrale unterstützt Arbeitgeber im Privathaushalt mit einer Bescheinigung für die Steuererklärung. Jedes Jahr im Februar erhalten diese automatisch eine Bescheinigung über die im Vorjahr gezahlten Abgaben und den an die Haushaltshilfe gezahlten Verdienst. Diese Bescheinigung kann als Nachweis gegenüber dem Finanzamt verwendet werden. Sie enthält:

• den Zeitraum der Beschäftigung,
• die Höhe des gezahlten Verdienstes und
• die Höhe der abgeführten Abgaben inklusive der Pauschalsteuer und der Beiträge zur Unfallversicherung.

Diese Bescheinigung dient als Nachweis für das Finanzamt und ermöglicht es, die gezahlten Kosten steuerlich geltend zu machen. Auch Beschäftigte im Privathaushalt können unter bestimmten Voraussetzungen eine Bescheinigung für das Finanzamt erhalten. Das ist immer dann der Fall, wenn beschäftigte Haushaltshilfen im Minijob den vollen Beitrag zur Rentenversicherung zahlen. Diese Bescheinigung enthält dann die nachgewiesenen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung. Die Bescheinigung gilt im Rahmen der Steuererklärung als Nachweis für geltend gemachte Vorsorgeaufwendungen.

Um die Anmeldung vorzunehmen sind folgende Angaben erforderlich:

• die eigenen persönlichen Daten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
• Betriebsnummer und Steuernummer des eigenen Haushaltes (wer noch keine Betriebsnummer hat, für den legt die Minijob Zentrale diese automatisch an)
• persönliche Angaben der Haushaltshilfe (Name, Adresse, Kontakt und Geburtsdaten)
• Rentenversicherungsnummer der Haushaltshilfe
• Angaben zur Beschäftigung und Arbeitsentgelt
• Kontodaten für das SEPA-Basislastschriftmandat

Zu den Herstellungskosten eines Gebäudes gehören auch Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung des Gebäudes durchgeführt werden, wenn die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer 15% der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen (= anschaffungsnahe Herstellungskosten). Zu diesen Aufwendungen gehören nicht die Aufwendungen für Erhaltungsarbeiten, die üblicherweise jährlich anfallen.

Diese Regelung ordnet den Instandsetzungs- und Modernisierungsaufwand fiktiv den Herstellungskosten des Gebäudes zu. Dies gilt nach dem insoweit eindeutigen Gesetzeswortlaut nur für solche Aufwendungen, die innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung vom Steuerpflichtigen getragen werden. Aufwendungen, die vor der Anschaffung des Grundstücks vom Steuerpflichtigen getätigt werden, sind nach den allgemeinen handelsrechtlichen Abgrenzungskriterien als Anschaffungs-, Herstellungs- oder Erhaltungsaufwand steuerlich zu berücksichtigen. Das heißt, dass allein die allgemeinen handelsrechtlichen Abgrenzungskriterien zu beachten sind.

Besonderheit bei einer Eigentumswohnung: Nach dem Urteil des Hessischen Finanzgerichts vom 18.6.2024, Az. 4 K 1736/18 sind bei der Ermittlung der Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die bei der Ermittlung der 15%-Grenze einzubeziehen sind, auch die Kosten zu erfassen, die der Eigentümer anteilmäßig für entsprechende Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum trägt.

Praxis-Beispiel:
Ein Ehepaar erwirbt am 25.1.2024 eine Eigentumswohnung für 270.000 €. Sie haben die Eigentumswohnung angeschafft, um sie zu vermieten. Der Kaufpreisanteil, der auf den Grund und Boden entfällt, beträgt 30.000 €. Die Anschaffungskosten, die auf das Gebäude entfallen, belaufen sich somit auf 240.000 €. Der Grenzwert, bis zu dem Renovierungskosten innerhalb von 3 Jahren sofort abziehbar sind, liegt somit bei 240.000 € x 15% = 36.000 €.

Das Ehepaar lässt im Jahr 2024 die sanitären Anlagen und die Fenster für 30.000 € erneuern. Zusätzlich müssen sie sich in 2025 an der Dachsanierung mit einem Anteil von 10.000 € beteiligen.

Konsequenz: Innerhalb der 3-Jahresfrist sind insgesamt 40.000 € für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen angefallen. Diese 40.000 € übersteigen den Grenzwert von 36.000 €. Die Aufwendungen von 40.000 € können somit nicht als sofort abziehbare Instandhaltungskosten abgezogen werden. Sie müssen vielmehr im Rahmen der Abschreibung verteilt über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Aufwendungen für die Anschaffung eines mobilen Raumluftreinigungsgeräts sind nicht als außergewöhnliche Belastungen abziehbar. Die Aufwendungen sind weder außergewöhnlich noch zwangsläufig.

Praxis-Beispiel:
Der 1950 geborene Kläger hatte eine Bypass-Operation am Herzen und litt an einer Herzinsuffizienz, einer Niereninsuffizienz, einer Stoffwechselerkrankung sowie einer Arteriosklerose. Er war zu 60% schwerbehindert. Die ebenfalls 1950 geborene Klägerin hatte ein Mammakarzinom mit anschließender Operation. Ihr Immunsystem war stark geschwächt. Während der Corona-Pandemie schafften die Kläger sich daher ein mobiles Raumluftreinigungsgerät mit Schallschutz an. Die Kläger machten die Kosten für das Raumluftreinigungsgerät in ihrer Steuererklärung als außergewöhnliche Belastung geltend, was das Finanzamt ablehnte.

Erwachsen einem Steuerpflichtigen zwangsläufig größere Aufwendungen als der überwiegenden Mehrzahl der Steuerpflichtigen gleicher Einkommensverhältnisse, gleicher Vermögensverhältnisse und gleichen Familienstands (außergewöhnliche Belastungen), so wird auf Antrag die Einkommensteuer dadurch ermäßigt, dass der Teil, der die zumutbare Belastung übersteigt, vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen wird. Aufwendungen sind außergewöhnlich, wenn sie nicht nur ihrer Höhe, sondern auch ihrer Art und dem Grunde nach außerhalb des Üblichen liegen. Die üblichen Aufwendungen der Lebensführung, die in Höhe des Existenzminimums durch den Grundfreibetrag abgegolten sind, sind aus dem Anwendungsbereich des § 33 EStG ausgeschlossen.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass die Aufwendungen der Kläger für die Anschaffung des mobilen Raumluftreinigungsgeräts nicht als außergewöhnliche Belastungen abziehbar sind. Die Aufwendungen sind weder außergewöhnlich noch zwangsläufig. Ausschlaggebend ist, dass die Corona-Pandemie mit ihren unstreitig einschneidenden Auswirkungen nahezu alle Steuerpflichtigen traf. 

Treffen größere oder globale Katastrophen die überwiegende Mehrzahl der Steuerpflichtigen, so sind die dadurch veranlassten Aufwendungen nicht mehr außergewöhnlich. § 33 Abs. 1 EStG ist demzufolge nicht anzuwenden, wenn die Aufwendungen durch elementare Ereignisse großen Ausmaßes und deren Folgen verursacht sind und nicht nur eine kleine Minderheit, sondern einen großen Kreis von Geschädigten betreffen, wie dies bei einer Pandemie der Fall ist.

Fazit: Vorbeugende oder der Gesundheit ganz allgemein dienende Maßnahmen, die nicht gezielt der Heilung oder Linderung von Krankheiten dienen, gehören nicht zu den Krankheitskosten. Unstreitig diente die Anschaffung des Raumluftreinigungsgeräts der Vermeidung einer Infektion mit dem Corona-Virus. Es handelt sich somit um Aufwendungen für eine vorbeugende Maßnahme, die aber nicht zu den Krankheitskosten zählen.